Hovedstyrearbeid i HIL
Hovedstyret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver», og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.
Styrets arbeid
- Styremøter holdes minimum 4 ganger per halvår, men innkalles oftere ved behov
- Møtene holdes i møtelokalet på veksthuset, turistkontoret
- Møtene gjennomføres med godkjenning av referat fra forrige møte, vedtakssaker og orienteringssaker
Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommende egen stemme.
Styremøter kan avholdes digitalt, se lovnorm § 10. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.
Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se lovnorm § 9.
Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet.
Kjønnsfordeling: Det skal være minst 2 representanter for hvert kjønn i styret, råd, utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert Jf. Idrettslagets lov.
Lovpålagte oppgaver for hovedstyret:
- Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
- Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjett funksjonen og en forsvarlig økonomistyring.
- Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon.
- Representere idrettslaget utad.
- Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i § 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer og plan for aktiviteten i klubben.
- Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester.
Andre viktige oppgaver:
- Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idretts myndigheter
- Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
- Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
- Stå for idrettslagets daglige ledelse
- Arbeidsgiveransvar for eventuelle ansatte
- Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
- Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring
- Oppnevne eller engasjere regnskapsfører
- Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
- Oppdatering av klubbhåndboka/ hjemmesiden
- Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.
- Koordinere sponsoraktiviteter
- Godkjenning og prioritering av søknader til stiftelser
- Godkjenning av salg av eiendeler til verdi over 10 000 kr, eller kjøp av eiendeler eller utstyr med en samlet ny verdi over 50.000 NOK og opptil 250.000 NOK, utover vedtatt budsjett.
- Godkjenning av prosjekter med et budsjett over 100.000 kroner og opptil 1 million kroner gitt at midler er budsjettert og budsjettet er godkjent på årsmøtet
- Ha ca. 4 møter i halvåret og ellers ved behov
Roller i Styret
Styreleder
- Er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger og hovedansvarlig i idrettslaget kontakt med media.
- Koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet.
- Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene.
- Anviser utbetalinger over 50.000 kroner sammen med kasserer.
- Skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister.
- Har personalansvar for daglig lederen.
Nestleder
- Fungerer som leder under dennes fravær.
- Bistår leder og danner et lederteam med denne.
- Har ellers andre oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem
Kasserer
- Disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer
- Har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne sammen med regnskapsfører
- Anviser utbetalinger sammen med leder eller daglig leder
- Har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne
- Påser at resultatregnskapet blir klart og revidert til årsmøtet
- Dialog med regnskapsfører og revisor
Undergruppe-representanter (1 sommer, 1 vinter)
HIL styret ønsker at det er en sommer- og vinter-representant i styret.
Alle Styremedlemmer
●Møter på styrets møter
God innsikt i hvilke oppgaver som foreligger et undergruppestyre er viktig for å få en god flyt i styrearbeidet. Her er en mal som kan brukes til første styremøte og til konstituering av det nye styret.